Сдача документов в архив на постоянное хранение

Содержание

Передача документов на архивное хранение

Сдача документов в архив на постоянное хранение

Каждый документ на предприятии имеет цикл жизни, в соответствие с которым ему нужно пройти путь от создания к сдаче в архив. Конечным пунктом может стать как ведомственный, так и государственный (муниципальный) архив.

Передача документов на архивное хранение, выполненное в соответствие с требованиями законодательства РФ, обеспечивает необходимые условия для последующего использования документов, например, для выдачи справок социального характера. Кроме того, сотрудники государственных архивов могут отказать в передаче документов, в том случае если они не были оформлены должным образом.

1. Экспертиза научной и практической ценности документов

Начинать процедуру передачи дел на хранение следует с проведения экспертизы ценности документов.

Экспертиза ценности позволяет обнаружить ошибки, которые были допущены при хранении документов с непродолжительными сроками хранения.

Помимо этого, экспертиза ценности подразумевает анализ документации, в ходе которого происходит отбор документов на уничтожение. Те документы, которые нужно сохранить, необходимо будет переплести и передать на хранение в архив.

2. Составление описей дел

Следующим этапом передачи документов на архивное хранение является составление описей дел. Архивная опись – это документ, который позволяет архивным работникам быстро ориентироваться в большом объеме несистематизированной информации. Опись представляет собой структурирование документов, подлежащих хранению, без которого невозможна дальнейшая передача их в архив.

3. Брошюровка (переплет документов)

На данном этапе документы нужно сброшюровать, то есть переплести. Если в компании накопилось большое количество дел, то как правило она доверяет это архивным компаниям, которые в кратчайшие сроки смогут выполнить переплетные работы для документов организации.

Во-первых, брошюровка облегчает передачу документов на хранение и позволяет оперативно находить нужное дело.

Есть у переплетенных дел и другое важное преимущество: они занимают на треть меньше пространства, чем необработанные документы, что является немаловажным фактором при передаче в архив большого объема документов.

4. Передача обработанных документов на хранение

После того как все этапы по обработке документов были пройдены (экспертиза ценности документов, составление описей и переплетные работы), организация может приступать к непосредственной передаче документов на хранение в государственный, ведомственный архив или архив компании. Это происходит в соответствие с ранее составленными описями. Если передаче на хранение подлежат особо ценные документы, то в обязательном порядке проверяется количество листов в деле.

Правила оформления при передаче документов на хранение

В ходе передачи дел на архивное хранение необходимо соблюсти некоторые правила оформления дела и его обложки. На обложке должны присутствовать следующие реквизиты:

  • наименование организации;
  • наименование или код структурного подразделения;
  • номер дела;
  • заголовок дела;
  • даты дела;
  • количество листов;
  • срок хранения дела;
  • архивный шифр дела.

В том случае если в компании поменялось название или наименование подразделения, на обложке дела указывается новое название, а старое нужно прописать в скобках. Если в делах приложены другие бумаги, то необходимо указать название и количество приложений на обложке.

Каждому делу должен быть присвоить учетный номер, который является частью архивного шифра и обеспечивает строгий учет документов. Оформление описей дел позволяют узнать расположение дел и краткое содержание документа.

Передача дел в ведомственный архив

Ведомственным является архив, находящийся в непосредственном подчинении той или иной организации, которая не входит в систему государственной архивной службы. Это может быть и структурное подразделение организации. Ведомственный архив хранит документы организаций до передачи их на государственное хранение.

Передача документов на архивное хранение при ликвидации компании

В соответствие с законодательством Российской Федерации документы при ликвидации компании передаются правопреемнику или в государственный архив. Передаче в архив подлежат документы по личному составу (кадровые документы) со сроком хранения 75 лет, а также документы длительного срока хранения (свыше 10 лет), служащие основанием для выдачи справок.

Передача документов на государственное хранение

В ходе первой передачи документов на государственный архив составляется историческая справка на архивный фонд компании. Во время следующих передачах в историческую справку вносятся о внесенных изменениях в названии, структуре, функциях, составе и состоянии документов и др.

https://www.youtube.com/watch?v=hmJGuauyLpw

На всех экземплярах описи необходимо сделать отметку о приеме документов в государственный архив. Факт свершения данной процедуры оформляется актом приема-передачи дел.

В том случае если существует расхождение между итоговой записью в описи и количеством дел, которое реально передается в государственный архив, то нужно сделать новую итоговую запись, соответствующую действительному положению дел.

Номера отсутствующих дел прописываются в акте приема-передачи документов с пометкой о причинах. Потерянные подлинники можно заменить копиями.

Прежде чем передать документы на государственное хранение, происходит проверка научно-технической обработки дел, а также физического и санитарно-гигиенического состояния. Наряду с документами в архив нужно сдавать один экземпляр составленного акта приема-передачи дел.

Важно: работы по подготовке к сдаче документов в государственный архив оплачивает организация, которая осуществляет передачу документов.

Источник: http://naar.ru/articles/peredacha_dokumentov_na_hranenie/

Как правильно архивировать документы пошаговая инструкция — Юридический справочник

Они формируются по годам увольнения работников и систематизируются по алфавиту по первым буквам их фамилий, имен и отчеств. Если в вашей компании личные карточки являются составляющей частью личного дела, то следует проконсультироваться с работниками архивного учреждения, как отобразить данный факт в описи дела.

Кроме вышеуказанных документов передаче в архив подлежат и невостребованные трудовые книжки и иные документы, например аттестаты, удостоверения и т.п., оставшиеся от уволенных работников, не получивших их по каким-либо причинам. Передача таких документов осуществляется следующим образом. Документы систематизируются по годам увольнения сотрудников на основании записей об увольнении.

Трудовые книжки, если записи об увольнении в них были в свое время внесены, систематизировать по годам несложно.

Опись и архивирование кадровых документов Завершающим этапом делопроизводства по кадрам является подготовка дел службы кадров к передаче в архив организации или при отсутствии архива — к последующему хранению в службе кадров после завершения их делопроизводством.

  • формирование дел в службе кадров;
  • экспертиза ценности дел службы кадров;
  • оформление дел в службе кадров;
  • описание и уничтожение дел в службе кадров;
  • обеспечение сохранности дел;
  • передача дел в архив организации.

Вышеперечисленные стадии проводятся не только в службе кадров, но и в других структурных подразделениях организации в соответствии с общими требованиями российского законодательства в сфере делопроизводства и архивного дела.

Подготовка дел службы кадров к передаче в архив организации

Опись дел службы кадров подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с руководителем службы делопроизводства организации и утверждается руководителем службы кадров.

Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производятся после составления годовых разделов сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК организации одновременно.

Одобренные ЭК организации акты утверждаются руководителем организации только после утверждения экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего учреждения государственной архивной службы описей дел постоянного хранения; после этого организация имеет право уничтожать дела, включенные в данные акты.

Кадровые документы: хранение и подготовка к сдаче в архив

В результате работы экспертной комиссии документы подразделяются, на три группы: ь документы, предназначенные для архивного хранения ь документы, подлежащие уничтожению ь документы, необходимые для дальнейшего использования в делопроизводстве К документам, передаваемым кадровой службой в архив, относятся: Ш приказы по личному составу Ш личные карточки ф. Т-2 Ш личные дела Ш книги, журналы учета сотрудников, алфавитные книги Ш книги, журналы учета приема, увольнения и перевода работников Ш книги учета выдачи трудовых книжек Ш невостребованные трудовые книжки Ш протоколы заседаний аттестационных и квалификационных комиссий.

Архив документов

Важно

Форма внутренней описи документов дела В делах длительных сроков хранения можно прошивать дело насквозь, включая как верхнюю, так и нижнюю часть обложки. Дела постоянного срока хранения подшиваются, начиная с листа, идущего вслед за обложкой. Верхняя же часть обложки не подшивается. На первый лист накладывается тонкая, шириной до 1 см картонная прокладка, и через нее прошивается дело.

Все листы в делах постоянного и временного хранения для обеспечения сохранности документов и удобства использования нумеруются.

Сдача кадровых документов в архив

Организация, в процессе деятельности которой не создаются документы, подлежащие передаче на государственное хранение, составляет акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, и уничтожает документы, включенные в данные акты, по истечении сроков их хранения только после составления годовых разделов сводных описей дел по личному составу за соответствующий период и их утверждения руководителем организации. Организация обязана систематически описывать документы по личному составу, обеспечивать их сохранность и учет. Обеспечение сохранности дел и передача дел в архив организации С момента заведения и до передачи в архив документы хранятся по месту их формирования в дела, т.е.

Читайте также  Документы на велосипед образец

в службе кадров. Руководитель службы кадров и сотрудники, ответственные за документацию, обеспечивают сохранность документов и дел.

Электронные документы включаются в самостоятельные описи. Количество экземпляров описи определяется сроком хранения дел. Опись на дела постоянного хранения составляется в четырех экземплярах.

Внимание

Один экземпляр остается в соответствующем структурном подразделении, второй экземпляр описи передается в службу ДОУ, третий в архив организации.

Четвертый экземпляр направляется в соответствующий государственный или муниципальный архив.

Организации, не сдающие документы в государственные архивы, составляют опись на дела постоянного хранения, на дела со сроком хранения 10 и более лет и по личному составу в трех экземплярах.

На дела временного срока хранения описи не составляются» их заменяет номенклатура дел, где напротив каждого заголовка проставляется отметка о сроке хранения.

Т-2); — характеристики работников; — документы (выписки из протоколов, отчеты) конкурсной комиссии по замещению вакантных должностей, избранию на должность лиц (работников); — протоколы заседаний комиссии по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет; — списки работников; — книги (журналы, карточки) учета приема, перемещения (перевода), увольнения работников; — журналы учета личных дел, личных карточек, трудовых договоров (контрактов); — книги (журналы, карточки) учета выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним; — невостребованные личные документы (трудовые книжки, дипломы, свидетельства и т.п.); — лицевые счета по заработной плате сотрудников либо расчетно-платежные ведомости; — акты о несчастных случаях. Кроме того, архив запрашивает дополнительные документы, например свидетельство о государственной регистрации, устав, учредительный договор и т.д.

https://www..com/watch?v=hmJGuauyLpw

Дела включаются в акт о выделении их к уничтожению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января того года, в котором составлен акт. Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством в 1996 г.

, могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2000 г., с пятилетним сроком хранения — не ранее 1 января 2002 г. Акт о выделении к уничтожению документов составляется, как правило, на дела всей организации.

Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения. Заголовки однородных дел, отобранных для уничтожения, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе.

  • графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;
  • при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «то же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);
  • графа описи «Примечание» используется для отметок об особенностях физического состояния дел, о передаче дел другим структурным подразделениям организации, о наличии копий и т.п.

В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера дел и пропущенные номера).

Источник: http://allelets48.ru/kak-pravilno-arhivirovat-dokumenty-poshagovaya-instruktsiya/

Подготовка документов к архивному хранению и передача их в архив

Передача документов на архивное хранение – это важная процедура для любой организации. Чтобы этот процесс прошел успешно, необходимо позаботиться о подготовке документов к хранению. Законодательство РФ регламентирует правила обработки документации, которые следуют перед передачей документов в архив.

https://www.youtube.com/watch?v=5si-YoCM9kg

Подготовка документации нужна не только для безопасного хранения, но и для того, чтобы избежать штрафов и административной ответственности, к которым может привести неправильная подготовка документов.

Определение места хранения документов

Данный этап предполагает выбор места хранения документов. Существует несколько вариантов их хранения:

  • хранение документов в офисе;
  • сдача документации на внеофисное хранение;
  • создание электронного архива.

Каждый из этих вариантов хранения обладает своими преимуществами и недостатками, которыми организация должна руководствоваться при выборе.

Офисное хранение документов

Для организации архивного хранения дел в офисе надо подготовить архивное пространство и обеспечить оптимальные показатели температуры и влажности воздуха для долговечного хранения документации. На этом этапе стоит закупить стеллажи для архива, специальные короба и папки, в которых будут находиться документы.

Сдача документов на хранение вне офиса

Хранение документов вне офиса предполагает их архивирование сторонней организацией. Преимущество данного способа хранения – минимальная подготовка документов, потому что всю работу выполняет архивная компания. Для этого необходимо: заключить договор с компанией, составить опись документов, передаваемых на хранение, с указанием заголовков и крайних дат дела, промаркировать дела штрих-кодом и т.д.

Создание электронного архива

Использование электронного архива в качестве места хранения организационных документов становится сегодня очень популярным. Затраты, с которыми столкнется компания при выборе данного способа архивирования, – это оплата услуги сканирования документации. На основе уже отсканированных образов формируется база данных с возможностью поиска.

Подготовка документов для хранения в государственный архив

1. Экспертиза научно-практической ценности документов

Первый шаг к передаче документов на хранение – проведение экспертизы ценности документов. Она необходима для того, что выявить и отобрать документы, которые подлежат дальнейшему хранению или уничтожению. Для этого составляются акты на выделение документов к уничтожению.

2. Формирование дел

3. Оформление дел

На обложке дела должна присутствовать следующая информация:

  • наименование организации;
  • код структурного подразделения;
  • номер дела;
  • заголовок дела;
  • количество листов;
  • даты дела;
  • архивный шифр дела;
  • срок хранения дела.

Если наименование организации поменялось, то на обложке необходимо написать новое название, а старое заключить в скобки.

4. Составление описей дел

Создание описей дел является следующим этапом в передаче документов на хранение. Опись архивной документации – это документ, который дает возможность работникам быстро ориентироваться в несистематизированной информации. Опись – это структурирование документации, подлежащей хранению, без которой невозможна ее дальнейшая передача в архив.

5. Брошюровка (переплет)

Данный этап подготовки документов включает в себя брошюровку или переплетение документов.

Бывает, что в компании накопилось много документации, тогда она обращается в специализированную архивную компанию, которая самостоятельно может выполнить работы по брошюровке документов.

Преимущества переплетения дел: облегчение передачи дел в архив, оперативность в поиске нужных документов и уменьшение занимаемого пространства для хранения.

6. Передача обработанных документов на хранение

После того, как все правила сдачи документов в архив были соблюдены, необходимо обязательно сдать документы в архив – государственный, ведомственный (документы по личному составу при ликвидации) или архив компании. Место хранения документации основывается на составленных ранее описях.

Какие документы надо обязательно сдать в архив при ликвидации компании

Законодательство РФ регламентирует, что документы при ликвидации компании передаются правопреемнику или в государственный архив. Документы, подлежащие передаче в архив, имеют срок хранения 75 лет или «постоянно».

Как подготовить документы для сдачи в архив государства

Для передачи документов в архив необходимы описи дел, предисловия к описям, историческая справка. Следующие передачи в архив требуют внесения в историческую справку изменений в названии, функциях, структуре, составе документов.

После согласования описи на ЭПК архивной организации на опись ставится отметка о согласовании описи.

Перед передачей дел в госархив куратор организации от госархива проверяет дела на соответствие правилам обработки.

в соц. сетях:

Источник: https://www.archiv.ru/useful/podgotovka-dokumentov-k-arkhivnomu-khraneniyu-i-peredacha-ikh-v-arkhiv/

Сдача документов в архив

  • Статьи
  • Сдача документов в архив

Сдачу документов в архив осуществляются в соответствии с Требования по упорядочению документов и их передачи в архивы изложенными в Законе РФ «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ, Законе города Москвы «Об Архивном фонде Москвы и архивах» от 28 ноября 2001 г. № 67, «Основных правилах работы архивов организаций» (М., 2002).

Определение сроков хранения документов

Сроки хранения различных видов документов перед сдачей документов в архив определяются на основании «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения».

Сдача документов в архив происходит следующим образом: в архив передаются документы постоянного и долговременного (свыше десяти лет) сроков хранения.

Значительную часть документов долговременного хранения составляют документы по личному составу.

Проверка документов при сдаче в архив

Принимая документы, сотрудник архива тщательно сверяет каждое дело с описью, проверяет правильность формирования дел, заголовков, нумерации, заверительных надписей и др. Проверяется также правильность отнесения документов к соответствующему фонду.

В случае неправильного определения фондовой принадлежности дела и включения его в опись составляется акт об обнаружении, а дело изымается из сдаваемого комплекса материалов для присоединения к соответствующему фонду.

После утверждения акта об обнаружении дела в описи в графе “примечание” делается запись об исключении дела (со ссылкой на акт) и составляется новая итоговая запись. В итоговой записи при сдаче документов в архив делаются отметки об ошибках в подсчете дел и других недостатках их учета.

Описи дел сдаваемых в архив

По окончании приема дел при сдаче документов в архив заведующий архивом расписывается на трех экземплярах описи дел постоянного хранения и на двух экземплярах Акта приема сдачи документов в архив. Вторые экземпляры возвращаются сдатчику, остальные остаются в архиве.

Окончание сдачи документов в архив завершается заполнением учетных документов. В государственные архивы передаются документы после истечения сроков хранения, но бывают случаи досрочной передачи документов.

 Примером досрочный сдачи архива может быть сдача архива на бесплатное хранение при ликвидации (банкротстве) и наоборот, материалы могут быть оставлены на дополнительный срок.

Сроки хранения документов

  • 10 лет — для документов органов государственной власти и управления краев, областей, национальных образований (автономных областей и округов), городов Москвы и Санкт-Петербурга, районных и городских Советов народных депутатов и соответствующих местных администраций, а также государственных учреждений, организаций и предприятий краевого, областного, окружного подчинения;
  • 5 лет — для документов учреждений, организаций районного и городского подчинения;
  • 75 лет — документы по личному составу (до 2003 года), записей нотариальных действий и судебных дел, для записей актов гражданского состояния;
  • 50 лет — документы по личному составу (с 2003 года).
Читайте также  Список документов для замены паспорта после замужества

Перед сдачей документов в госархив

Перед сдачей документов в государственный архив представитель государственной архивной службы проверяет научно-справочный аппарат, физическое и санитарно-гигиеническое состояние дел. В случае обнаружения дефектов составляется акт, а дефекты устраняются организацией.

Сдача проводится в архиве по утвержденным описям с обязательной проверкой наличия каждой единицы хранения. Особо ценные дела принимаются по отдельной описи полистно вместе со страховой копией.

Во всех четырех экземплярах описи делаются отметки о приеме дел в госархив (три экземпляра описи, включая контрольный, остаются в госархиве, четвертый — возвращается архиво-сдатчику).

Действия при недостаче дел

При недостаче дел исправляется итоговая запись в описи, в акте приема-передачи документов указываются номера этих дел, а учреждение-сдатчик представляет в госархив справку о причинах отсутствия и проведенном розыске дел. Справка прикладывается к акту, один экземпляр которого передается сдатчику.

Обращайтесь к профессионалам

Работы, связанные с подготовкой и сдачей документов в архив на (упорядочение дел, изготовление страховых копий, отбор регистрационных карточек на дела постоянного хранения, картонирование, транспортировка и др.), проводятся силами учреждений-сдатчиков и за их счет.

Мы предлагаем услуги по сдаче документов на Государственное хранение при ликвидации предприятий, а также весь комплекс дополнительных архивных услуг: архивная обработка документов, списание, уничтожение, утилизация документов с истекшими сроками хранения, переплётные работы.

Посмотреть все статьи

Источник: http://archives-garant.ru/articles/sdacha-dokumentov-v-arkhiv/

Как сдать документы в архив на хранение

  • Статьи
  • Как сдать документы в архив на хранение

По истечении сроков хранения документы необходимо передать в архив, государственный или муниципальный, на хранение. Поэтому вопрос о том, как сдать документы в архив на хранение, рано или поздно становится актуальным для любой компании.

Сроки хранения документов составляют:

  • 75 лет, если речь идет о документах по личному составу, созданные до 2003 года (с 2003 года данные документы хранятся 50 лет), а так же о записях нотариальных действий;
  • 20 лет для проектной документации, касающейся вопросов капитального строительства, для конструкторской и технологической документации, для патентов на изобретения, промышленные образцы;
  • 15 лет, если в архив сдается научная документация;
  • 5 лет для фото- и кинодокументов.

Есть также документы постоянного хранения, которые при работе организации хранятся в личном архиве, а при ликвидации компании передаются в муниципальный (государственный) архив.

Негосударственная организация

Если сдать документы в архив на хранение планирует негосударственная организация, при этом часть документов отнесена к составу Архивного фонда РФ, нужно заключить договор с системой Федеральной архивной службы Рф. При отсутствии своевременного договора с архивом государственный архив принимает на хранение исключительно документы по личному составу работников компании.

Что касается остальных документов, место для их хранения определяет конкурсный управляющий или председатель ликвидационной комиссии. Определившись с тем, когда и как нужно сдать документы в архив на хранение, можно приступать к следующему этапу — к подготовке документов.

В архив документы сдаются через год после того, как они завершены в делопроизводстве (или после ликвидации компании).

Правильное оформление:

  • проверяется правильность группировки в дела документов;
  • документы подшиваются, листы нумеруются;
  • составляются заверительные надписи и внутренние описи;
  • вносятся уточнения в реквизиты на обложки дел (при необходимости);
  • составляются описи.

Как сдать документы в архив на хранение быстро и легко?

Все это несложные, но трудоемкие процессы, которые требуют от работников много сил, времени и максимальной внимательности. При этом любая ошибка при подготовке документов чревата отказом архива в принятии дел. Обращайтесь к профессионалам, мы знаем все о том, как правильно сдать документы в архив на хранение.

Источник: https://archivexpert.ru/u7b/kak-sdat-dokumenty-v-arhiv-na-hranenie/

Перечень документов, подлежащих сдаче в архив

1. Нормативно-правовые документы: решения Думы, постановления администрации города Перми, районной администрации, распоряжения Главы города;

2. Учредительные документы: устав, документ о создании и др.;

3. Распорядительные документы: распоряжения и приказы по основной деятельности;

4. Решения коллегиальных органов: протоколы коллегий, советов, комиссий, совещаний у руководителей;

5. Годовые отчеты по основной деятельности организации;

6. Годовые финансовые отчеты;

7. Штатное расписание;

8. Сметы расходов и доходов;

9. Аналитические отчеты;

10. Коллективный договор;

другие документы, определяющие основную деятельность организации и предусмотренные Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения.

Перечень документов, подлежащих передаче в архив от ликвидированных организаций

1. Управленческие документы.

2. Штатные расписания.

3. Списки вредных профессий, определяющих право на льготное пенсионное обеспечение, по возможности, с описанием технологических процессов.

4. Приказы и распоряжения о приеме, увольнении, переводе, установлении должностных окладов или, в случае их отсутствия, договоры, контракты, трудовые соглашения.

5. Личные карточки по учету кадров формы Т-2 (в т.ч. временных работников).

6. Личные дела уволенных (заявления, автобиографии, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, характеристики, листки по учету кадров, анкеты и т.д.).

7. Журналы учета движения трудовых книжек, списки личного состава, алфавитные книги.

8. Табели и наряды работников вредных профессий.

9. Списки сотрудников, занятых на вредном производстве.

10. Лицевые счета работников или ведомости по начислению заработной платы. Примечание: при отсутствии лицевых счетов — документы, ведомости на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат.

11. Невостребованные личные документы (трудовые книжки, дипломы, свидетельства об образовании и т.д.).

12. Акты о несчастных случаях.

Перечень документов личного происхождения,
подлежащих постоянному хранению в архиве

1. Личные документы биографического характера: автобиография, воспоминания, копии документов о трудовой деятельности, документы о награждении и поощрении;

2. Документы общественной деятельности;

3. Документы о творческой деятельности;

4. Документы, собранные фондообразователем для своих работ и по интересующим его темам;

5. Переписка: письма, открытки;

6. Изобразительные документы;

7. Фотоальбомы и фотографии;

8. Фоно-, видеозаписи;

9. Документы о членах семьи и близких родственниках;

10. Коллекции.

Источник: https://www.permarchive.ru/index.php?page=perechen-dokumentov

Порядок передачи документов

Многие задают себе вопрос, как происходит передача документов. И правда, зачастую архивы находятся в плачевном состоянии, а документы хранятся неподобающим образом. При этом практически никто не знает, как правильно подготавливать документы к передаче.

Ниже представлен порядок передачи документов

Документы Архивного фонда Российской Федерации, временно находящиеся на хранении в архиве организации, передаются на постоянное хранение.

Архив организации передает на постоянное хранение документы в государственный (муниципальный) архив, для которого данная организация-фондообразователь является источником комплектования.

Документы передаются на постоянное хранение в государственный архив в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом и страховыми копиями на особо ценные и уникальные документы.

Устанавливаются следующие предельные сроки хранения:

  • архивные документы федеральных органов государственной власти, а также архивные документы Генеральной прокуратуры Российской Федерации, органов государственной власти и прокуратур республик, отраслевых академий, государственных объединений, учреждений, организаций и предприятий федерального и республиканского подчинения — 15 лет;
  • архивные документы органов государственной власти и прокуратур краев, областей, городов федерального значения, автономных областей, автономных округов, прокуратур, государственных учреждений, организаций и предприятий краевого и областного подчинения, подчинения автономной области и окружного подчинения — 10 лет;
  • архивные документы органов местного самоуправления, учреждений, организаций, предприятий городского и районного подчинения, предприятий сельского хозяйства — 5 лет;
  • записи актов гражданского состояния, документы по личному составу, записи нотариальных действий и судебные дела, подхозяйственные книги — 75 лет;
  • архивные документы, образовавшиеся при осуществлении деятельности совместных (с участием государства) предприятий, организаций и объединений смешанных форм собственности, в уставном капитале которых преобладает доля федеральной или государственной собственности, — 10 лет;
  • научная, технологическая и патентная документация — 20 лет;
  • конструкторская документация — 15 лет;
  • проектная документация по капитальному строительству — 25 лет;
  • телеметрическая документация — 5 лет;
  • кинодокументы, фонодокументы и видеофонограммы — не более 3 лет со времени изготовления;
  • фотодокументы — 3 года;
  • документы на машинных носителях — 5 лет.

В необходимых случаях cроки временного хранения документов могут быть изменены по согласованию с соответствующим органом управления архивным делом или архивным учреждением.

Досрочная передача

Досрочная передача документов на постоянное хранение может быть осуществлена при угрозе утраты (уничтожения) документов, а также по просьбе организации на договорной основе. Продление сроков временного хранения документов допускается в виде исключения в случае необходимости практического использования документов организацией по письменному разрешению государственного архива.

Документы постоянного срока хранения

Документы постоянного хранения государственной организации, изменившей форму собственности (акционированной, приватизированной), хранятся в негосударственной организации, а затем, по истечении предельных сроков временного хранения в организации (см. п. 10.3), передаются в государственный архив.

Что делать при ликвидации организации

При ликвидации организации ее документы подлежат передаче в организацию, являющуюся ее правопреемником.

При ликвидации организации, являющейся источником комплектования государственного архива, без правопреемника документы постоянного срока хранения и документы по личному составу передаются в архив вышестоящей организации.

В случае невозможности передачи документов в вышестоящую организацию по решению комиссии, образованной для передачи дел и имущества (ликвидационной комиссии), согласованному с соответствующим органом управления архивным делом, эти документы передаются в государственный архив.

Документы по личному составу ликвидированной организации при отсутствии правопреемника и вышестоящей организации передаются на временное хранение в специализированный архив (центр) документов по личному составу, а при его отсутствии — в государственный архив.

Уничтожение документов

Уничтожение документов с не истекшими сроками временного хранения организаций, ликвидируемых без правопреемника, проводится только по решению соответствующего органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации или муниципального образования и оформляется актом с приложением описи уничтожаемых документов.

Документы ликвидируемой без правопреемника организации, срок хранения которых на момент ликвидации истек, уничтожаются в порядке, установленном порядке.

Организацию упорядочения документов ликвидируемой организации, передачи их на хранение или уничтожение осуществляет ликвидационная комиссия, которая может заключить договор на эту работу с организацией (физическим лицом), имеющей , или государственным архивом.

Существуют графики передачи документов

Передача документов постоянного хранения в государственный архив, как правило, осуществляется ежегодно в соответствии с планом-графиком, утвержденным руководителями организации и соответствующего архива.

В организациях с небольшим объемом ежегодно образующихся документов постоянного хранения по согласованию с государственным архивом допускается передача документов один раз в пять лет.

Научно-техническая и специальная документация передается, как правило, один раз в пять лет.

Правила передачи документов в архив:

  • документы передаются в государственный архив по утвержденным ЭПК архивного учреждения описям дел;
  • при первой передаче документов в государственный архив передается историческая справка на архивный фонд организации;
  • при последующих передачах документов дается дополнение к исторической справке о происшедших изменениях в названии, функциях, структуре, подчиненности организации, составе и состоянии документов;
  • передача дел проводится поединично;
  • на всех экземплярах описи делаются отметки о приеме документов в государственный архив;
  • прием документов на постоянное хранение оформляется актом приема-передачи дел;
  • если при передаче обнаружено расхождение между итоговой записью в описи и фактическим наличием передаваемых дел, в описи делается новая итоговая запись, в которой указываются фактическое наличие и номера отсутствующих дел;
  • номера отсутствующих дел оговариваются в акте приема-передачи документов на государственное хранение; причины их отсутствия — в прилагаемой к акту справке организации.
Читайте также  Истребование документов вне рамок проведения налоговых проверок

Меры по розыску документов

На отсутствующие документы, меры по розыску которых не дали результатов, составляется акт об утрате документов. Утраченные подлинники документов могут быть заменены их копиями.

Перед передачей документов на постоянное хранение совместно с представителем государственного архива проводится проверка правильности научно-технической обработки дел, физического и санитарно-гигиенического состояния документов.

При обнаружении дефектов составляется акт; устранение обнаруженных дефектов проводится силами организации. Вместе с документами передаются три экземпляра описи и один экземпляр акта приема-передачи дел

или отправьте запрос на info@a-centr.ru

Источник: http://a-centr.ru/articles/poryadok-peredachi-dokumentov/

Подготовка документов к архивному хранению

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления. Личные карточки работников также формируются в дела по алфавиту фамилий. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, листы-заверители в делах не оставлять.

Переплет, подшивка сформированных дел постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения проводится только после завершения экспертизы ценности документов.

Документы, имеющие временный (до 10 лет включительно) срок хранения, допускается не переплетать, не подшивать, а хранить в скоросшивателе до истечения срока их хранения по перечню.

Документы дела подшиваются, переплетаются в четыре прокола суровыми нитками.

Правила сдачи документов в архив

Проверка документов при сдаче в архив Принимая документы, сотрудник архива тщательно сверяет каждое дело с описью, проверяет правильность формирования дел, заголовков, нумерации, заверительных надписей и др.

Проверяется также правильность отнесения документов к соответствующему фонду.

В случае неправильного определения фондовой принадлежности дела и включения его в опись составляется акт об обнаружении, а дело изымается из сдаваемого комплекса материалов для присоединения к соответствующему фонду.

После утверждения акта об обнаружении дела в описи в графе “примечание” делается запись об исключении дела (со ссылкой на акт) и составляется новая итоговая запись. В итоговой записи при сдаче документов в архив делаются отметки об ошибках в подсчете дел и других недостатках их учета.

Сдача документов на хранение в государственные архивы

Журналы учета движения трудовых книжек, списки личного состава, алфавитные книги, другие документы, подтверждающие трудовой стаж, оплату труда, получение образования, имущественные и льготные права, изменение в должности и социально-правовом положении граждан.15. Табели и наряды работников вредных профессий;16.

Список вредных профессий, определяющих право на льготное пенсионное обеспечение, по возможности с описанием технологических процессов. Примечание: при наличии таковых на предприятии Вместе с документами в архив передаются: 1.
Опись дел по личному составу (согласованная с государственным архивом) в 3 экземплярах + электронный экземпляр;2. Историческая справка в 1 экземпляре.

Требования по упорядочению документов и порядок их передачи в государственные архивы изложены в Федеральном законе от 22 октября 2004 г.

Сдача документов в архив

Личные дела уволенных (заявления, автобиографии, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, характеристики, листки по учету кадров, анкеты и т.д.).9. Лицевые счета работников или ведомости по начислению заработной платы.

Примечание: при отсутствии лицевых счетов — ведомости на выдачу заработной платы, документы на выдачу пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат.10.
Расшифровка кодов видов начислений заработной платы и удержаний (при начислении кодов в расчетных листках);11.

Невостребованные личные документы (трудовые книжки, дипломы, свидетельства об образовании и т.д.).12. Акты о несчастных случаях.13. Штатные расписания.14.

Документы передаются в государственные (муниципальные) архивы в упорядоченном состоянии по описям, утвержденным или согласованным экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного органа. Прием-передача документов на хранение проводится сотрудниками государственного (муниципального) архива и представителем ликвидируемой организации. В процессе приема-передачи проверяется наличие дел, указанных в описях.

Физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Прием документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение в двух экземплярах, который утверждается конкурсным управляющим (председателем ликвидационной комиссии) и руководителем архивного учреждения.

Передаем дела в архив по всем правилам

Ликвидационная комиссия или конкурсный управляющий отвечают за подготовку и передачу на дальнейшее хранение архивных документов ликвидируемой организации. В целях проведения работ по упорядочению документов и передачи их на хранение в архивные учреждения в смету расходов на ликвидацию организации включается статья, предусматривающая расходы на проведение экспертизы ценности и обработки документов.

Подготовка архивных документов к передаче в архивные учреждения и их транспортировка осуществляются за счет средств организации.

Упорядочение документов, передаваемых на государственное или муниципальное хранение, проводится собственными силами или с помощью привлечения организаций, имеющих лицензию на проведение данного вида работ, согласно Основным Правилам работы архивов организаций, одобренным решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.

При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации, в т.ч. организации, ликвидируемой в результате банкротства.

Функции ликвидационной комиссии После принятия в установленном порядке решения о ликвидации юридического лица создается ликвидационная комиссия или назначается конкурсный управляющий, которые принимают меры по обеспечению сохранности архивных документов постоянного хранения и по личному составу. В состав ликвидационной комиссии рекомендуется включать сотрудника соответствующего государственного или муниципального архива, который будет контролировать проведение работ по подготовке и передаче документов на государственное или муниципальное хранение.

Без архивной описи сдать документы на хранение нельзя.

  • Брошюровка. Документы, подлежащие хранению, переплетают — брошюруют. Переплетённые бумаги легче хранить и в них проще ориентироваться, они занимают меньше места, что немаловажно.
  • Передача на хранение. Документы передаются в архив по ранее составленной описи, притом в особо ценных из них проверяется количество листов, и ставится об этом отметка.

Куда сдать документы на хранение и куда:

  • Ведомственный архив. Чаще всего это структурное подразделение организации, непосредственно ей подчинённое. Во вневедомственном архиве документы находятся до тех пор, пока не придёт время передать их на государственное хранение.
  • Государственный архив. Если документы передаются в государственный архив впервые, то на архивный фонд компании составляется историческая справка.

Источник: http://vip-real-estate.ru/2018/05/06/kak-sdat-dokumenty-v-arhiv-na-hranenie/

Сдача документов в архив при ликвидации организации

Сдача документов на хранение в государственный архив при ликвидации негосударственных организаций, а так же в результате банкротства, является основной деятельностью нашей компании. Большой опыт работы архивистов нашей компании, в том числе благодаря налаженным контактам в ведомственных и муниципальных архивах, позволяет нам сдавать в архив документы оперативно и на выгодных для наших клиентов условиях!

Стоимость сдачи документов ликвидируемой организации в государственный архив при ликвидации организации, рассчитывается исходя из периода существования организации, количества работников, уровня «текучести» кадров на ликвидируемом предприятии, сферы деятельности ликвидируемой организации.

По договору с ЦГАТО г. Москвы, стоимость приёма на хранение документов по личному составу от ликвидированных негосударственных организаций составляет 310 рублей за 1 ед. хранения (1 дело). Плата за прием документов Советского периода не взымается.

Специалист по сдаче документов в архив: Иван Владимирович Пеньковой, тел., +7 926 604 22 08

Особые условия для конкурсных управляющих, звоните!

Как сдать документы в архив на государственное хранение

1. Позвонить нам для определения стоимости услуг по сдаче документов в архив.

2. Заключить с нами договор.

3. Определить дату и время начала работ.

Какие документы Вы получаете после сдачи документов в государственный архив?

1. Договор на оказание работ по архивной обработке и сдаче документов на государственное хранение в архив.

2. Договор с государственным архивом о приеме-передаче документов на государственное хранение.

3. Акт о приеме-передачи документов в архив на государственное хранение (акт выдается государственным архивом, осуществившим прием документов на хранение).

4. Документ, подтверждающий оплату государственной пошлины за прием документов на хранение.

5. Акт выполненных работ.

Перечень документов, подлежащих передаче в архив при ликвидации организации

1. Учредительные документы (свидетельство о регистрации или документы о создании, устав или положение, документ о ликвидации, приказы и / или распоряжения о создании, переименованиях, документы о ликвидации); 2. Подпись руководителей организации, либо председателя ликвидационной комиссии; 3. Свидетельство о ликвидации организации; 4.

Решение организации о ликвидации; 5. Приказы и / или распоряжения о приеме, увольнении, переводе, установлении должностных окладов, отпусках (если на предприятии использовались профессии на вредном производстве). 6. Трудовые договоры, контракты, соглашения, договоры подряда. 7. Личные карточки формы Т-2 (в том числе временных работников). 8.

Личные дела уволенных (заявления, автобиографии, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, характеристики, листки по учету кадров, анкеты и т.д.). 9. Лицевые счета работников или ведомости по начислению заработной платы.

Примечание: при отсутствии лицевых счетов — ведомости на выдачу заработной платы, документы на выдачу пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат. 10. Расшифровка кодов видов начислений заработной платы и удержаний (при начислении кодов в расчетных листках); 11. Невостребованные личные документы (трудовые книжки, дипломы, свидетельства об образовании и т.д.

). 12. Акты о несчастных случаях. 13. Штатные расписания. 14. Журналы учета движения трудовых книжек, списки личного состава, алфавитные книги, другие документы, подтверждающие трудовой стаж, оплату труда, получение образования, имущественные и льготные права, изменение в должности и социально-правовом положении граждан. 15.

Табели и наряды работников вредных профессий;

16. Список вредных профессий, определяющих право на льготное пенсионное обеспечение, по возможности с описанием технологических процессов. Примечание: при наличии таковых на предприятии

Вместе с документами в архив передаются:

1. Опись дел по личному составу (согласованная с государственным архивом) в 3 экземплярах + электронный экземпляр;
2. Историческая справка в 1 экземпляре.

Требования по упорядочению документов и порядок их передачи в государственные архивы изложены в Федеральном законе от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Законе города Москвы от 28 ноября 2001 г. № 67 «Об Архивном фонде Москвы и архивах».

 Сроки хранения различных видов документов определены в «Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (утв. приказом Министерства культуры РФ от 25.

08.2010 № 558). 

На хранение в государственный архив сдаются кадровые документы и бухгалтерские документы отображающие начисление заработной платы (ведомости либо лицевые счета по заработной плате сотрудников).

Порядок передачи документов на государственное хранение при ликвидации организации

Источник: http://proektarhiv.ru/Sdacha_v_arhiv.html

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Юрист Владислав Анохин